Gradual Return to the Workplace: The DESFA edition

Η εταιρεία μας διεξήγαγε την 2η έρευνά με θέμα Gradual Return to the Workplace: The DESFA Edition”, η οποία αφορούσε το διάστημα από τη 10 Απριλίου (λήξη του πρώτου κύκλου) έως 21 Ιουλίου.  Η έρευνα απευθυνόταν σε όσους εργάζονταν στο γραφείο ή στο πεδίο αλλά και σε όσους εργάζονταν εξ αποστάσεως και αφορούσε στην εμπειρία των εργαζομένων και συνεργατών του ΔΕΣΦΑ επικεντρώνοντας στις προκλήσεις και τις εμπειρίες μας είτε κατά την εργασία στους χώρους εργασίας είτε κατά την εξ αποστάσεως εργασία. Η έρευνα, Gradual Return to the Workplace: The DESFA Edition, οργανώθηκε και υλοποιήθηκε από τις 21 έως 23 Ιουλίου από την PwC Greece εξασφαλίζοντας έτσι την απόλυτη ανωνυμία και εμπιστευτικότητα των δεδομένων.

Η έρευνα υλοποιήθηκε με επιτυχία και με ποσοστό συμμετοχής άνω του 62% (βλ. πίνακες 1 & 2) και ήταν βασισμένη σε ερωτηματολόγιο 23 ερωτήσεων με 19 νέες ερωτήσεις και τέσσερις (4) ίδιες ερωτήσεις ‘βαρόμετρο’ σε βασική θεματολογία, προκειμένου να αποτυπωθούν οι όποιες διαφοροποιήσεις από τον πρώτο κύκλο, χωρισμένο σε τέσσερις (4) ενότητες:

  • Εταιρική υποστήριξη σε πληροφοριακά μέσα και στην εκπαίδευση,
  • Εμπειρία από την εργασία εξ’ αποστάσεως,
  • Εταιρική Επικοινωνία και Δράσεις για τη σταδιακή επιστροφή στον χώρο εργασίας, και
  • Σχετικά με το COVID 19.

 

Στους πίνακες 3-6 αποτυπώνονται τα κύρια ευρήματα από κάθε ενότητα σύμφωνα με τις απαντήσεις που δόθηκαν από τους 357 συμμετέχοντες που απάντησαν στην έρευνα, και στον πίνακα 7 τα αποτελέσματα εκείνα με τα υψηλότερα και χαμηλότερα θετικά ποσοστά.

Υψηλότερα ποσοστά

Συγκεκριμένα, οι περιοχές που συγκέντρωσαν τα υψηλότερα θετικά ποσοστά είναι:

  • Η συντριπτική πλειοψηφία των εργαζομένων, 93% πιστεύουν ότι η αποδοτικότητά τους έχει επηρεαστεί θετικά ή δεν έχει επηρεαστεί (43,4% και το 49,6% αντίστοιχα) ομοίως αυτή είναι η άποψη και του 83,7% για την επικοινωνία και συνεργασία με την ομάδα κατά την εξ αποστάσεως εργασία (το 22,6% και το 61,1% αντίστοιχα). Σε αυτό το πλαίσιο, η  πλειοψηφία των εργαζομένων (70%) προτείνει τη διατήρηση της εξ’ αποστάσεως εργασίας ως έναν συμπληρωματικό τρόπο εργασίας.
  • Η συντριπτική πλειοψηφία των εργαζομένων (91,3%) πιστεύει ότι η εταιρία αντιμετωπίζει με σοβαρότητα τις εξελίξεις του κοροναϊού από τον Απρίλιο έως τον Ιουλίου 2020 (το 76,2% πάρα πολύ και το 15,1% πολύ).
  • Τέλος, το 85,8% των εργαζομένων θεωρούν ότι τα μέτρα που λαμβάνει η εταιρία για την προφύλαξη από τον κοροναϊό κατά την προσέλευση και παραμονή στους εργασιακούς χώρους είναι πάρα πολύ ή πολύ επαρκή (το 48,5% και το 37,3% αντίστοιχα).

 

Χαμηλότερα ποσοστά

Oι περιοχές που συγκέντρωσαν τα χαμηλότερα θετικά ποσοστά και αναδείχθηκαν ως σημεία προς βελτίωση είναι:

  • Tο 50,7% των εργαζομένων πιστεύει ότι η αντικατάσταση των εργασιών που γίνονταν με χαρτί από ηλεκτρονικά μέσα αποτελεί μία περιοχή προς βελτίωση.
  • Οι κυριότερες προκλήσεις για τις ομάδες των οποίων τα μέλη εργάζονται εξ’ αποστάσεως αναγνωρίστηκαν ως εξής: η συνεργασία και επικοινωνία μεταξύ των μελών της ομάδας (31,9%), η συγκέντρωση και κινητοποίηση για τους στόχους της ομάδας (28,8%) και τα ασαφή όρια εργασίας και προσωπικής ζωής (27,2%).
  • Παρόλο που το επίπεδο ανησυχίας έχει μειωθεί σημαντικά, το 48,2% των εργαζομένων εξακολουθούσε να παραμένει ανήσυχο σχετικά με την πανδημία.

 

Ενέργειες & Βελτιωτικές κινήσεις

Λαμβάνοντας υπόψη τα αποτελέσματα της έρευνας, βάσει της εμπειρίας των εργαζομένων μας και έχοντας αποκτήσει καλύτερη εικόνα των αναγκών,  η εταιρεία μας, όπου ήταν εφικτό, προχώρησε άμεσα σε περεταίρω ενέργειες και βελτιωτικές κινήσεις όπως:

  • Δημιουργία του portal desfa O κοινός εσωτερικός ιστότοπος για το προσωπικό της εταιρείας μας παρέχει δυνατότητες άμεσης ενημέρωσης και συνεργασίας καθώς και αυτονομία για εύκολη και ομαλή πρόσβαση σε πληροφορίες που χρειαζόμαστε.
  • Smart training. Η συνεχής παροχή εκπαιδεύσεων μέσω webinars καθιερώθηκε ώστε να συνεχίζεται απρόσκοπτα η κάλυψη εκπαιδευτικών αναγκών και η σταδιακή στροφή της εκπαίδευσης σε ψηφιακές πλατφόρμες.
  • Modus operandi για εξ αποστάσεως εργασία. Με αφορμή την πανδημία και τα συνεχή lockdown, η εταιρεία έχει δημιουργήσει ένα modus operandi ώστε να εξασφαλίζει την αδιάλειπτη επιχειρησιακή συνέχεια όλων των λειτουργιών της (είτε με εργασία από τα γραφεία σε Groups είτε σε remote mode).
  • Digitalize workflows and documents. Αντικατάσταση μεγάλου αριθμού καθημερινών εργασιών κυρίως στην Δραστηριότητα Οικονομικών Υπηρεσιών με digital workflows (new SAP4HANA)

Gradual Return to the Workplace: The DESFA edition

Our company carried out the 2nd survey entitled “Gradual Return to the Workplace: The DESFA Edition” regarding the period from April 10th (end of 1st round) to July 21st. The survey was addressed to DESFA employees and associates who worked in the office or in the field but also to those who worked remotely, focusing on our challenges and experiences either when working in the workplace or during remote working. The survey Gradual Return to the Workplace: The DESFA Edition, was organized and conducted between July 21-23, by PwC Greece, thus ensuring the absolute anonymity and confidentiality of the data collected. The survey was carried out successfully and the participation rate exceeded 62% [see Tables 1 & 2]. The survey which was based on a questionnaire of 23 questions, with 19 new questions as well as four (4) identical questions ‘barometer’ in special topics in order to capture any differences from the first round, was divided into four [4] sections:

  • Corporate support in technology infrastructure and education
  • Experience on remote working
  • Company’s Communication and Actions for a gradual return to workplace, and
  • COVID-19

 

In Tables 3-6, you may see the main findings captured by each section, according to the responses provided by the 357 participants, who took the survey. Table 7 reflects those results with the highest and lowest positive rates.

Higher percentages

In particular, the areas that attained the highest positive rates are:

  • The vast majority of the employees, 93% believe that their efficiency has been affected positively or has not been affected (43,4% and 49,6% respectively) likewise according to 83,7% of the employees also the communication & collaboration in their teams has been affected positively or has not been affected (22,6% and 61,1% respectively). In this context, the majority of employees (70%) suggest keeping the remote working mode as an additional way of working.
  • The vast majority of employees, namely 91,3% of them believe that the company addresses the developments of Coronavirus from April until July 2020 in a severe manner (76,2% very severe 15,1% sufficiently severe)
  • Finally, 85,8% of employees consider that the measures the company takes for the protection against the Coronavirus during the arrival and stay at the workplaces are very or greatly sufficient (48,5% and 37,3% respectively).

 

Lower percentages

The areas that attained the lowest positive rates and emerged as points for improvement are:

  • Most of the employees, namely 50,7 of them, believe that processes that were being implemented in hard copy, have been slightly replaced by digital means or they have not been replaced at all.
  • The collaboration and communication amongst team members (31,9%), the focus and motivation towards achieving the goals of the team (28,8%) and the lack of clear boundaries between work and personal life (27,2%) have been identified as the greatest challenges for the teams whose members work remotely.
  • Although the level of worry has significantly decreased, 48,2% of the employees remain worried about the pandemic.

 

Actions & Improvements

Taking into consideration the results of the survey, based on the experience of our employee, and having gained a better understanding of their needs, our company, where possible, took immediately further improvement actions, such as;

  • Creation of internal portal desfaTUBE. Our internal website that can be seen, shared and visited only from company personnel provides us with direct communication and collaboration possibilities coupled with the autonomy for easy and smooth access to information we need.
  • Smart training. The continuous provision of trainings through webinars was established in order to continue the uninterrupted coverage of educational needs and the gradual shift of training to digital platforms.
  • Remote working modus operandi. On the occasion of the pandemic and the continuous lockdowns, the company has created a modus operandi to ensure business continuity of all its activities (either by working from the offices in Groups or in remote mode).
  • Digitalize workflows and documents. Replacement of a large number of daily tasks mainly in the Financial Services Division with digital workflows (new SAP4HANA)